Projet préparé et planifié avec ces 3 outils simples et pertinents

ÉDUCATION: Préparer, planifier un projet et décider. Simplement.

Un projet c’est : réussir un examen, passer son permis de conduire, vaincre sa timidité, construire une maison, planifier un voyage à l’étranger, écrire un livre, autant d’exemples de projets qui nécessitent une emprise sur le temps. La procrastination et la peur de l’inconnu peuvent nous empêcher d’avancer efficacement vers nos objectifs. Voici 3 outils efficaces.

Bonjour!

Notre vie est avant tout une succession de projets que nous mettons à exécution avec plus ou moins de succès. Par exemple, nous pouvons nous proposer de:

  • réussir un diplôme
  • vaincre notre timidité
  • construire une maison
  • lancer un business
  • planifier un voyage
  • écrire un roman

Évidemment notre liste ne cesse d’augmenter et nos objectifs changent au cours de notre existence.

Comment pouvoir préparer, planifier et ajuster nos projets personnels et professionnels pratiquement à tous les coups? Quelles méthodes simples pouvons-nous utiliser dans la majorité des situations pour nous aider à établir une vision saine et transformer nos rêves en désirs, puis en projets, puis en réalité concrète?

La réponse avec 3 outils simples et faciles, à utiliser soi-même, dans cette nouvelle “capsule éducation”.

1. Préparer: le diagramme SWOT ou FFOM en français

Ce schéma est très simple et très puissant.

D’abord, on peut le dessiner sur une simple feuille de papier orientée en paysage. Ensuite on sépare l’espace en quatre quarts, autour d’une bulle centrale:

  • en haut à gauche: “Mes forces” (strengths en anglais)
  • et en haut à droite: “Mes faiblesses” (weaknesses en anglais)
  • en bas à gauche: “Opportunités” (opportunities en anglais)
  • puis en bas à droite: “Menaces” (threats en anglais)

projet - OlivierRebiere.com - SWOT-FFOM

Ce premier outil est en fait d’une carte mentale simplifiée où la bulle principale est l’intitulé de notre projet, qui doit être exprimé le plus spécifiquement possible. Prenez le temps de bien le formuler avec “je veux…”, “je vais…”. Donnez-vous aussi une limite temporelle, une date butoir à respecter.

On verra apparaître sur la moitié de gauche nos points positifs, à droite les points à améliorer.

Et on verra se détacher en haut ce qui dépend de nous-mêmes, en bas ce qui est extérieur à notre influence.

Il faut prendre 10 à 15 minutes pour remplir cette sorte de bilan, d’état des lieux avec sincérité. Et nous pourrons ensuite établir un plan d’action pour atteindre l’objectif central.

2. Planifier: le plan d’action

Ensuite, ce deuxième outil peut varier suivant les cas particuliers, mais l’idée principale est d’utiliser le diagramme SWOT avec comme buts:

  • augmenter les forces et les opportunités
  • diminuer les faiblesses et les menaces

Pour cela, il faut déterminer des tâches qui soient “utiles” et pertinentes, par exemple : “réussir son bac” n’est pas assez spécifique, c’est un objectif trop imprécis. Par contre, “obtenir 14 au minimum à l’oral de français” l’est beaucoup plus. Ainsi, on obtiendra son diplôme en réussissant des épreuves successives.

Pour bien planifier les tâches, écrivez trois titres:

  1. Pour la semaine qui suit
  2. … le mois qui suit
  3. Dans le trimestre qui suit

Pour bien les concevoir, les tâches doivent être S.M.A.R.T.:

  • Spécifiques: précises et sans ambiguïté
  • Mesurables: quantifiables, chiffrées
  • Atteignables: “faisables”, pas “cosmiques” LOL 🙂
  • Réalistes: concrètes (dont on peut vérifier la réalité avec les 5 sens)
  • Temporellement définies: avec une date limite

Par exemple, pour écrire un livre on pourra utiliser:

  • le projet d’écrire un roman policier
  • un nombre total de mot à atteindre (50.000 par exemple)
  • écrire tous les jours au minimum 30 minutes
  • voir / lire le texte
  • écrire tous les mots d’ici la fin du semestre

La traduction graphique d’une telle tâche SMART serait celle-ci, par exemple:

projet - graphe tâche SMART - OlivierRebiere.com

Puis, chaque semaine, vous devez faire le point sur votre plan d’action et l’actualiser, en biffant les tâches accomplies et en reportant celles qui ne sont pas encore faites.

Parfois, il faut aussi décider.

3. Décider: la matrice d’Eisenhower

Enfin, il est parfois nécessaire de prendre des décisions suivant des critères objectifs.

En effet, un projet n’est que la suite de plusieurs tâches exécutées souvent en série, parfois en parallèle, mais qui nécessitent un arbitrage pour pouvoir décider laquelle doit être menée à bien.

De cette façon, on maîtrise mieux son énergie et son espace-temps.

Nous pouvons nous inspirer d’un grand général américain qui fut aussi le président des États-Unis, Dwight Eisenhower.

Brillant planificateur, il mit au point un système simple de prise de décision, la matrice que nous pouvons reproduire ici:

projet - OlivierRebiere.com jean-pierre-dube-matrice-eisenhower

La matrice fait état de deux grandeurs:

  • l’urgence, c’est-à-dire la priorité temporelle d’une tâche à une date donnée
  • l’importance, c’est-à-dire la priorité relative d’une tâche par rapport aux autres

Donc une tâche à peut avoir quatre états:

  1. urgente et importante: il faut la faire immédiatement
  2. urgente et non importante: il faut déléguer, ne pas la faire soi-même
  3. non urgente mais importante: il faut la planifier, la faire plus tard
  4. non urgente et non importante: il faut l’éliminer

Vous pouvez donc reprendre votre plan d’action et ainsi décider, pour chaque tâche, si elle est importante ou non, urgente ou pas, et vous saurez donc quand l’accomplir, et quand l’éliminer.

Conclusions

La difficulté dans la vie est d’apprendre à séparer l’émotionnel du rationnel, les rêves de la réalité. Entre les deux se situe l’univers des projets, et il faut les préparer, les planifier et les ajuster avec intelligence et objectivité. Vous obtiendrez ainsi les meilleurs résultats.

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