Un syllabus collaboratif avec une vision claire (objectifs, sessions)

COACHING: Co-créer un plan de cours avec ses étudiants pour un meilleur engagement

TL;DR 😊(trop long ; pas lu)
Pour organiser et planifier vos sessions de Live Coaching, vous pouvez co-créer un plan de cours collaboratif avec votre étudiant·e en utilisant par exemple un Zoom Whiteboard. Combinant un tableau des objectifs unique (vision board syllabus) sous forme de pense-bêtes à 3 états et des lignes chronologiques mensuelles regroupant des cadres contenant chacun le contenu d'une session de coaching à 3 "étages", ce système est suffisamment flexible pour cocréer avec votre étudiant·e une expérience personnalisée enrichissante et engageante sur une longue période de temps.
1. Problématique
2. Une plateforme aux outils étonnants
3. Concevoir un syllabus pertinent
4. Créer des timelines mensuelles de session
5. Donner vie au système et co-créer
6. Aller plus loin

Quelques éléments de contexte…

Lorsque j’ai été recruté par Mango Languages en juin 2024 pour devenir « Live Coach for French« , je me suis très vite retrouvé face à un double défi de taille :

1. coacher à distance des apprenants adultes très occupés et…
2. les faire parler et échanger en français de façon opérationnelle le plus vite possible avec les représentants gouvernementaux des pays et régions dont ils ont la charge, dans des domaines de compétences différents et très spécialisés.

Toutes et tous occupent des postes importants dans des institutions internationales majeures qui – j’en ai vraiment pris conscience grâce à eux – contribuent concrètement (et trop discrètement) à rendre notre monde meilleur. Leur dévouement à leur travail est, au fil de nos échanges, devenu une authentique source d’inspiration pour moi. C’est donc surtout pour eux que j’ai conçu ce modèle, ce « système de syllabus » que je vais vous décrire dans le détail en expliquant ma démarche et mon raisonnement (en mélangeant le « top-down » et le « bottom-up »).

Certes, ce n’était pas la première fois dans ma carrière atypique que je me retrouvais dans une situation potentiellement… déstabilisante. Successivement préparateur de hamburgers pour financer mes études, secrétaire général d’institutions de la diplomatie culturelle de la France, facilitateur de team building, cofondateur du premier parc d’aventures en Roumanie, professeur d’économie, de droit, je me suis essayé au blogging et aux formations vidéo avant de co-écrire des livres. Qu’allait-il se passer dans cette nouvelle aventure ? J’étais impatient de le découvrir.

Mais d’abord, j’aimerais remercier ces femmes et ces hommes remarquables que j’ai rencontrés par webcam interposée. Dans l’ordre d’apparition dans le train de mon existence, j’adresse donc un sincère grand merci 🙏🏻 à : Donald, Rodolfo, Katrin, Marcela, Linshuo, Jai, Sutayut, Lilia, Carolyn, Vivian, Eliana, Juan Carlos, Zainab, Mizushi et Renee qui se reconnaîtront 😉. Grâce à nos échanges et nos conversations, vous continuez à m’enrichir et, je l’espère, devenir un meilleur humain.

Merci également à Mango Languages et à toute l’équipe des admins de nous permettre d’être vraiment utiles à ces étudiants et de donner un sens authentique à ce job passionnant. Une mention spéciale à notre super account manager 🙏🏻😉

Enfin, j’aimerais témoigner toute ma profonde reconnaissance à mon épouse Cristina avec qui je partage ma vie depuis mes 20 ans, elle-même Live Coach à Mango Languages. Merci mon amour pour toutes nos discussions et nos échanges qui m’ont permis « d’accoucher » de ce système de syllabus collaboratif qui, je l’espère, pourra être utile aux coaches qui souhaiteront le mettre en place pour l’essayer et, peut-être, l’adopter et l’améliorer (j’attends ici votre feedback ou même là sur LinkedIn si vous préférez).

Désolé, c’était un peu long, mais je devais écrire tout cela…

1. Problématique

Assis devant ma webcam, un grand sourire aux lèvres pour « faire connaissance », l’une des annonces que je fais à mes étudiants lors de notre première session, c’est que dorénavant « je suis leur coach, pas leur prof« . En général, la personne en face de moi se recule légèrement, un peu choquée. Si elle ne m’avoue souvent pas sa surprise, son langage non verbal traduit cet émoi légitime mais inapproprié. Pourquoi ?

Ce « kung-fu mental » que je pratique délibérément est justifié : en faisant cela, je cherche à établir rapidement un rapport de saine collaboration entre nous deux (et non pas faire perdurer l’anachronique subordination prof/élève), à « fissurer » dans l’adulte en face de moi les réflexes induits par des milliers d’heures passées dans un système d’enseignement « industriel », où les matières sont enseignées à la chaîne par rotation pendant des années. J’espère à ce titre que l’émergence de l’IA permettra aux systèmes éducationnels de se réformer (enfin) en profondeur et de revenir au mentorat, à la relation d’humain à humain pour apprendre chacun à son rythme. Nous verrons bien…

Or, en tant que coaches, nous avons toutes et tous une conception toute personnelle de ce qu’est le coaching, n’est-ce pas ? Nous avons une opinion parfois tranchée sur ce qu’il convient ou pas de faire, non ? Donc nous croyons encore, peut-être, détenir la définition « juste » de ce job complexe et qui devrait évoluer avec chaque personne qui vient nous consulter.

Pourtant, la vague de changement qui bouleverse des secteurs entiers de l’économie mondiale devrait provoquer en nous-mêmes une remise en question :

• Nos méthodes de coaching à distance sont-elles encore adaptées ?
• Répondent-elles à ce qui se passe sur le marché, à ce que veulent nos étudiants ?
• Pouvons-nous offrir ce « truc en plus » à nos étudiants, cette « chose » qui nous, les humains, nous distingue fondamentalement de l’IA ?
• QUEL EST CE « TRUC EN PLUS » ??
  (réponse courte : l’intelligence émotionnelle)

Cet échange bilatéral que doit être le coaching est avant tout basé sur la relation humaine (toute en nuances), la connexion de deux personnes pour une période donnée d'espace-temps afin d'atteindre des objectifs clairs.
Ces hommes et ces femmes nous parlent parfois de leur vie, de leurs soucis. Ils nous font confiance pour trouver une méthode personnalisée de transmission des savoirs, au-delà de la langue française, et des savoir-faire.

En outre, toutes et tous veulent que ce processus soit clairement limité dans le temps car ce sont des adultes occupés.

En ce sens, le coaching est à mon sens très similaire au management de projet.

Mais un projet humain. Donc beaucoup plus subtil et complexe.

Ceci étant dit, il nous faut donc répondre aux questions suivantes :

• Comment définir ensemble les objectifs / compétences SMART à atteindre dans un contexte de collaboration à distance ?
• Quelles échéances et/ou étapes établir, et selon quelles modalités ?
• Comment les planifier dans le temps dans des sessions d’une à deux heures hebdomadaires qui s’étaleront sur plusieurs mois, voire années ?
• Comment valider les étapes et s’assurer que l’apprenant·e coaché·e a bien atteint tel ou tel objectif de compétence ?
• Enfin, comment motiver l’apprenant·e dans le temps et (si possible) augmenter son engagement ?

Ces questions, ainsi que ma pratique des premières semaines de Live Coaching, me faisaient immédiatement songer au diagramme de Gantt, un outil terriblement efficace de management de projet.
Mais comment l’adapter efficacement au coaching à distance ?
Et puis, aussi, comment « injecter » de l’humain et de l’engagement dans ce processus de coaching long ? Comment y cocréer ensemble, avec l’étudiant·e, le fameux TRUC EN PLUS ?

2. Une plateforme aux outils étonnants

Cette première question me hantait dans ma pratique, et une première réponse est venue de Mango Languages elle-même. En effet, il y a pratiquement un an jour pour jour, un email de l’équipe des admins informait tous les Live Coaches de la mise à disposition des « tableaux blancs » de la célèbre plateforme de conférence à distance : Zoom, qu’on ne présente plus dans le domaine du e-learning depuis la crise sanitaire du Covid-19.

Je découvrais avec stupéfaction qu’il était possible d’offrir à nos apprenants une tout autre expérience. Je sentais son potentiel énorme, mais ne savais pas encore comment l’exploiter efficacement. À dire vrai, je sentais le besoin impérieux de créer « quelque chose » pour mes étudiants qui soit très visuel, assez simple, comme lorsqu’il s’agit de visualiser les multiples « storylines » d’un roman et de respecter les différents moments d’une histoire prenante.

Mais je ne voyais pas encore le moyen de le concevoir pour le Live Coaching.
Jusqu’au jour où…

Maîtriser la plateforme Zoom n'est pas si simple. En conséquence, je vous épargnerai les nombreux tests et essais que j'ai effectués pendant des dizaines d'heures et irai droit au but (vision "bottom-up").
Voici donc les 3 outils principaux qu'il vous faut utiliser et pourquoi :

2.1. Les pense-bêtes (Sticky notes en anglais)

Ils seront nos outils de base. Ce sont tout simplement des « post-it« , des bouts de papier virtuel de forme carrée, très colorés, qui nous permettront de faire figurer tous les objectifs de compétences à atteindre par l’étudiant dans une sorte de « vision board« . Je vous conseille de le placer « en haut à gauche » de vos contenus placés sur le Whiteboard.

Nous verrons plus tard comment articuler et ordonner ces objectifs dans le temps sur plusieurs timelines ou « lignes de temps », en pratiquant le « va-et-vient » entre ces objectifs de compétences « intemporels » (sans échéance fixée) et les sessions de coaching proprement dites, qui elles seront ordonnées sur une ligne de temps (ou frise chronologique si vous préférez) sur la partie droite de votre Whiteboard.

Chaque objectif de compétence doit être rédigé le plus concisément possible, et son énoncé doit commencer si possible par un verbe à l’infinitif. Vous pouvez également utiliser des étiquettes (ou labels) colorées pour personnaliser/expliciter vos pense-bêtes (dans notre cas présent : Vocabulaire, Grammaire, Expression, Compréhension, Production orale ou écrite, etc.).

ATTENTION : chaque pense-bête (objectif de compétence) n’a que 3 états possibles :

1. le pense-bête reste tel quel (vierge) : l’objectif de compétence qui y figure est donc « à acquérir« 
2. le pense-bête est rayé une seule fois : l’objectif de compétence est « en cours d’acquisition« 
3. le pense-bête est rayé deux fois : l’objectif de compétence est « ACQUIS » (nous verrons plus loin comment décider de cet état final en collaboration avec l’étudiant·e)

2.2. Les cadres (Frames en anglais) : 1 cadre = 1 session de coaching

Ces « cadres » sur les Zoom Whiteboards m’ont longtemps interloqué. Je ne savais tout simplement pas comment les utiliser et me bornais à les faire apparaître derrière des boîtes de textes pour les mettre en valeur. Quelle erreur ! Mais j’ai persévéré 😉

En effet, ces cadres vont sans doute bouleverser votre perception du tableau blanc. Sachez qu’ils seront les « contenants » des objectifs, activités et prises de notes pendant votre session de Live Coaching. Pour bien visualiser, voici ce à quoi pourrait ressembler votre prochaine « leçon » dont les différents éléments sont tous contenus dans un « cadre » à l’intérieur duquel ils restent « collés » (vous pouvez déplacer tout le cadre et ses contenants à la fois, ce qui est bien pratique) :

Vous pourrez constater que, sur un cadre au format 16×9 (pour s’adapter au mieux aux écrans des moniteurs de mes apprenants) j’ai clairement délimité des « zones », facilement identifiables par des couleurs vives, en manipulant les divers objets disponibles sur le Zoom whiteboard :

• date et numéro de session en haut à gauche (violet) dans la bande horizontale supérieure (le « troisième » étage)
• avertissement de confidentialité en haut à gauche (à côté d’un pictogramme)
• objectifs de la session : matérialisés tout en haut par des pense-bêtes que l’étudiant·e peut choisir en tout début de session. À la manière d’un restaurant gastronomique, on peut proposer une « carte » avec des « plats raffinés et personnalisés ».
• les objectifs sont eux-mêmes reliés à des activités diversifiées (au deuxième « étage » horizontal), accessibles en général par un hyperlien
• enfin, au premier « étage » se trouve le niveau d’interactivité : prise de notes, échanges, mini-leçon de grammaire, vocabulaire, etc.
• 😉ASTUCE : au besoin, nous pouvons cocréer avec l’étudiant·e des zones de texte « hors-cadre » si nous n’avons plus la place.

Les cadres offrent une fonctionnalité de navigation étonnante, particulièrement pertinente pendant votre session de Live Coaching :

En effet, vous pourrez naviguer entre chaque « session/cadre » en entrant dans le mode « lecture » de chaque cadre pour visualiser les miniatures de toutes vos sessions de gauche à droite, comme ici :

Ainsi, à la manière d’une présentation Powerpoint, vous pourrez aller facilement d’une session/cadre/slide/diapositive à l’autre et maîtriser un peu mieux l’angoisse d’un tableau blanc « infini » en y créant des sortes « d’îles de contenu« , reliées virtuellement entre elles comme un archipel. Cela demandera un peu d’esprit d’orientation bidimensionnelle, mais vous vous y ferez 👌 Sinon, vous pouvez toujours me contacter sur mon site web ou sur LinkedIn 😉

C'est d'ailleurs de cette manière (en me déplaçant rapidement d'un cadre à l'autre) que je peux annoncer aux étudiants la date de la prochaine session et revenir régulièrement au "syllabus-vision board" pour visualiser la progression dans l'atteinte des objectifs : c'est très satisfaisant, psychologiquement.

Mais vous pourrez adapter tout cela à votre pratique personnelle, bien entendu.

2.3. L’intelligence artificielle : l’AI companion

Eh oui, il faudra utiliser intelligemment cette arme secrète. Et (spoiler alert) je vais vous expliquer comment, un peu plus loin, utiliser ce troisième outil.

Encore un peu de patience…

3. Concevoir un syllabus pertinent

Mango Languages nous demande, à raison, de concevoir un syllabus et de le mettre à disposition des étudiants. De quoi s’agit-il ?

Eh bien, si l’on consulte par exemple cette page de l’Université de Standford, on constate qu’un syllabus est « Un plan de cours et ce qui sera attendu de vous […]. En général, il comprendra des politiques de cours, […] les textes requis et un calendrier des devoirs« . OK, bon, compris. Mais comment le concevoir ?

Dans la pratique du Live Coaching, surtout si l’on désire qu’il soit centré sur l’étudiant (student-focus), ses intérêts professionnels et personnels, il est très difficile d’établir un syllabus qui reste valable sur une « longue période ». En effet, nos étudiants partent en mission, sont interrompus par leur hiérarchie, leurs collègues ou leurs clients, ont des soucis quotidiens, changent d’avis, d’objectifs, de poste etc. Il me fallait donc tenir compte d’une certaine flexibilité dans l’élaboration d’un système. Ici, je vais passer au mode « top-down » pour vous expliquer comment j’ai procédé :

3.1. Trouver un corpus pertinent des connaissances à acquérir

À la manière de la Work Breakdown Structure où on s’efforce de simplifier un processus très complexe (par exemple, construire une navette spatiale pour atteindre la planète Mars, produire la prochaine voiture électrique, mais aussi réussir un diplôme, une certification) en le découpant en petites tâches S.M.A.R.T. (les objectifs de compétences sur nos pense-bêtes), il faut pouvoir disposer d’un « corpus » et d’une nomenclature clairs, avec une vision à 360°. Fort heureusement, des institutions ont réfléchi à tous ces contenus et édités des documents particulièrement pertinents.

Pour ce qui est de ma problématique propre définie plus haut, eh bien, je me suis tourné tout simplement vers le Cadre européen commun de référence pour les langues (CECRL). J’ai particulièrement utilisé un document appelé Inventaire linguistique des contenus clés des niveaux du CECRL, notamment ses Annexes E et F qui contiennent du contenu pertinent. Si vous coachez dans un autre domaine, vous pouvez tout à fait vous référer à un corpus similaire faisant autorité dans votre secteur d’activité 😊.

3.2. Simplifier une première fois le corpus

Dans le cadre du CECRL, la première simplification massive vient tout naturellement des 9 niveaux de progression qui y figurent dans l’apprentissage puis la maîtrise d’une langue européenne. On peut donc les représenter ici :

Ainsi, chaque étudiant du Live Coaching for French peut obtenir une vision claire du chemin à parcourir pour atteindre un niveau supérieur, de gauche à droite. Mais comment transformer ces tableaux en objectifs de compétences réalisables (workable) et utilisables simplement dans le cadre de sessions quotidiennes ?

3.3. Simplifier encore avec l’IA… et ajuster

Regardez à nouveau cette image que j’ai utilisée plus haut… Vous voyez bien ? Observez bien… plus près encore…

Eh oui, bravo : il faut copier/coller certaines des listes contenus dans vos corpus et en nourrir l’IA Companion après avoir choisi l’option pense-bêtes. L’intelligence artificielle va (en quelques instants) générer un panneau de plusieurs pense-bêtes que vous pourrez par la suite colorer et ajuster selon vos préférences. Et maintenant un avertissement :

ATTENTION : Vérifiez toujours le contenu des pense-bêtes générés par l’IA Companion !

3.4. Créer le Syllabus sous forme de « vision board »

La dernière phase de cette étape est sans doute la plus stimulante/amusante. Il s’agit ici de créer un syllabus collaboratif, un « tableau d’objectifs » à la manière d’un Vision Board que l’étudiant pourra consulter et/ou cocréer avec vous à chaque session et ainsi visualiser clairement sa progression et ce qui lui reste à accomplir. C’est très sympa, motivant et surtout très concret.

En voici un exemple :

Comme vous l’aurez compris, ce syllabus doit être contenu lui aussi dans un « cadre » plus grand que celui d’une session et créé au moment où votre étudiant en ressent le besoin. Il pourra être amendé, complété, modifié, et surtout actualisé ensemble en ligne ou hors ligne.

En effet, il faut vous assurer évidemment de laisser ce tableau blanc Zoom accessible à votre étudiant·e en lui accordant les privilèges nécessaires (d'éditeur).

4. Créer des timelines mensuelles de sessions

Jusqu’à présent nous n’avons abordé que la « big picture » ou l’image d’ensemble des objectifs de compétence. Certes, nous les avons « digérés » et réduits en petits buts réalisables, nous les avons joliment représentés sur une sorte de tableau de visualisation. Néanmoins, ce syllabus général ne détaille pas ce qui doit être accompli à chaque session. Pour cela, il convient de décliner tous nos objectifs de compétence sans échéance suivant un découpage temporel.

Comment faire ? Là encore, je vais être très concret.

4.1. Une ligne de temps par mois

Le plus simple est de découper le temps comme un calendrier. Mais un calendrier « plat » : les sessions seront créées chacune dans un cadre (comme expliqué plus haut) sous des barres horizontales représentant chacune un mois (les lignes de temps ou timelines). De gauche à droite, on pourra donc visualiser dynamiquement les sessions, un peu comme sur une bande dessinée ou, pour les curieux et curieuses, exactement comme sur cette magnifique animation de la tapisserie de Bayeux (cliquer sur « EXPLORER LA TAPISSERIE DE BAYEUX », un peu plus bas sur la page web du célèbre musée).

Voici un exemple de ce que cela peut donner sur un Zoom Whiteboard :

4.2. Schéma global du syllabus collaboratif

Revenons désormais au « top-down » et, pour avoir une vue d’ensemble de tous ces outils, récapitulons le design final du système de plan de cours que nous pouvons cocréer sur un Zoom Whiteboard :

Légende :

• Les cadres sont représentés par des rectangles. Le plus grand sur la gauche contient le syllabus collaboratif avec les pense-bêtes qui récapitulent chacun un objectif de compétence à atteindre ;
• Les mois sont représentées par des lignes horizontales en bleu sombre : ce sont les lignes de temps sous lesquelles sont disposées les sessions de Live Coaching. Ici j’ai représenté 6 mois de sessions, à raison de 8 sessions par mois, soit 48 sessions au total sur un semestre ;
• Les sessions, elles aussi contenues chacune dans un cadre, sont représentées en violet pour les sessions à venir, en vert pour les session déjà faites ;
• La flèche rouge en haut à droite représente « aujourd’hui ». À la manière d’un marque-page, vous allez la déplacer de gauche à droite, de haut en bas, pour signaler clairement où la session du jour se situe dans les lignes de temps horizontales.

5. Donner vie au système et co-créer avec l’étudiant·e

Le système que je viens de vous décrire ne serait rien sans la cocréation avec la personne avec qui vous collaborez dans le cadre du Live Coaching, celui ou celle pour qui vous êtes là : votre apprenant·e.

Je n’ai pas la prétention de vous enseigner votre métier. Vous avez déjà votre style, votre expérience qui vous sont propres, et lui/elle aussi. C’est pourquoi je me limiterai à formuler quelques propositions/suggestions que je ne manquerai pas d’amender au fur et à mesure des feedbacks que je recevrai :

5.1. Propositions d’actions de cocréation du syllabus et des sessions (pense-bêtes / objectifs de compétences)

• Définir ensemble les situations concrètes où l’étudiant·e souhaite être plus à l’aise à l’oral.
• Identifier les types de discours à maîtriser (expliquer, argumenter, raconter, etc.).
• Lister les thématiques prioritaires liées au métier, aux études ou aux intérêts de l’étudiant·e.
• Classer les objectifs de compétences selon leur niveau de difficulté ou priorité.
• Créer des pense-bêtes pour chaque objectif de compétence communicative.
• Associer à chaque objectif une ou plusieurs expressions-clés à acquérir.
• Choisir un registre de langue adapté à chaque objectif (formel, neutre, familier).
• Rédiger ensemble des objectifs clairs et mesurables (ex. : « Présenter un projet en 3 minutes sans notes »).
• Repérer les points de grammaire ou de vocabulaire bloquants à travailler en priorité.
• Formuler un objectif par semaine à afficher en haut du cadre de chaque session.
• Demander à l’étudiant·e s’il/elle estime avoir acquis ou non tel ou tel objectif de compétence. Lui faire rayer (deux fois) le pense-bête en conséquence. Si vous estimez néanmoins que ce n’est pas le cas, expliquez-vous.
• …

5.2. Suggestions d’organisation collaborative des sessions (cadres)

• Planifier les prochaines sessions sur une ligne du temps visuelle affichée sur le Zoom Whiteboard.
• Structurer chaque cadre avec une section « Objectif », « Activité principale », et « Feedback / Résultat ».
• Documenter les progrès de l’étudiant·e en ajoutant à chaque fin de session un sticky note « Ce que je sais faire maintenant« .
• Réutiliser certains cadres pour des révisions en fin de mois ou de cycle.
• Faire glisser les pense-bêtes non atteints vers la session suivante pour assurer leur continuité.
• Colorer les cadres selon l’énergie ou le thème (rouge = débat, bleu = compréhension, vert = storytelling…).
• Revenir régulièrement au Syllabus/Vision Board pour visualiser les progrès accomplis
• Insérer dans les cadres des mini-défis à accomplir en 5 minutes pour renforcer l’autonomie.
• Évaluer ensemble à la fin d’un cycle (4–6 sessions) ce qui a été acquis et ce qui reste à développer.
• …

6. Aller plus loin

Nous avons souvent l’occasion de recevoir de la part de Mango Languages des vidéos tutorielles traitant des bonnes pratiques. L’une des plus inspirantes est celle traitant de la métacognition que je vous recommande de visionner. L’idée-force qui y est développée est d’amener la personne en face de vous à réaliser qu’elle possède déjà certaines connaissances qu’elle doit mobiliser elle-même. Lorsqu’une question est posée, il ne faut pas donner tout de suite la réponse, mais encourager l’autre à chercher (chercher, c’est apprendre). J’espère que cette maïeutique vous sera aussi bénéfique qu’elle l’est pour ma propre pratique.

• Si vous souhaitez savoir comment intégrer l’IA dans vos pratiques d’enseignement et de coaching, je vous recommande de suivre Yann Houry sur LinkedIn
• Mango Languages sur LinkedIn est un excellent choix pour rester au courant de l’apprentissage des langues
• Vous avez besoin d’aide ? N’hésitez pas à me contacter sur mon site web ou sur LinkedIn 😉

J’espère que vous aurez trouvé cet article utile.

Bien amicalement,
Olivier.