Travailler encore mieux - OlivierRebiere.com

Travailler encore mieux: quelques idées utiles…

L’UTILettre 22

Mai 2020

Bonjour 🙂
Travailler est un aspect essentiel de nos vies. Pour ce joli mois de mai qui voit (enfin) la sortie du confinement en France et un peu partout dans l’Union Européenne, nous avons pensé vous parler du travail. Car il est bien clair qu’après cet arrêt brutal, beaucoup d’entre vous vont retrouver le chemin du bureau et se remettre à travailler. Nous espérons que ce nouveau départ pour une grande partie de l’humanité sera l’occasion de changer de système économique et d’en terminer avec les excès du capitalisme néolibéral, mais ça… c’est un autre problème. Bref.

Comme Cristina et moi sommes en “télétravail” depuis bien des années désormais, nous allons vous donner quelques trucs et astuces pour l’organisation, l’efficacité et la productivité.

Entre temps, nous avons été heureux de constater que vous avez été très nombreux – plus de 60% – à ouvrir le numéro 21 de L’UTILettre le mois dernier. Wow ! Nous vous remercions de votre intérêt.
Certains ont choisi de se désabonner à cette occasion, mais pour celles et ceux qui souhaitent continuer avec nous, n’oubliez pas de bien vérifier que cette infolettre est toujours pertinente pour vous, d’accord ? Sinon, le lien de désabonnement est tout en dessous de ce message… Facile, et franchement nous ne nous fâcherons pas.

Pas pour démarrer sur les chapeaux de roues, mais tout simplement pour mieux maîtriser la situation et améliorer votre bien-être. C’est important !
OK ?
On y va !

1. Travailler et s’organiser efficacement avec “Kanban”

Y voir clair dans toutes les tâches à accomplir tous les jours, c’est vital.
C’est essentiel pour doser ses efforts et bien travailler.
Le problème, c’est que souvent l’anxiété et le stress notamment au travail sont générés par le manque de visibilité des choses que l’on a à faire.
Petit à petit viennent le sentiment de surchauffe, d’étourdissement, d’étouffement parfois, et on a l’impression d’être submergé/e. Ça vous parle ?

  1. Pour pouvoir maîtriser la situation, imaginez que vous avez devant vous un grand panneau avec des post-it contenant toutes VOS tâches à accomplir. OK ?
  2. Maintenant, imaginez que chacun de ces post-it ait une couleur en fonction de sa “catégorie” et contienne une seule phrase, qui commence par un verbe d’action (votre tâche), ainsi que 2-3 autres informations. Vous me suivez toujours, là ?
  3. Enfin, imaginez que vous pouvez organiser tous ces post-it en colonnes, de gauche à droite, avec à gauche les post-it les moins urgents, au milieu les post-it “en cours“, et tout à fait à droite les post-it des ” tâches finies“.

Eh bien voilà ! En deux temps, trois mouvements, vous avez compris ce que les Japonais ont mis au point pour s’organiser efficacement avec des petites cartes. Ce système s’appelle Kanban.

Cristina et moi utilisons un site qui s’appelle Kanban Flow qui, dans sa version gratuite, nous a permis de faire face à des centaines de commandes et de tâches pour nos livres, formations etc. Il a littéralement transformé notre travail individuel et en duo et nous avons pu accomplir bien plus de choses grâce à lui, tout en respectant les délais et en assurant un suivi efficace !

Voyons maintenant comment de saines habitudes
peuvent BOOSTER votre travail.

2. Libérer votre puissance créatrice pour travailler avec… les routines (positives)

L’être humain est un animal comme les autres dont la personnalité complexe se sculpte, s’agglutine en couches successives, un peu comme un mille-feuille en pâte à modeler (beurk). Mais bon, c’est l’idée…

  • Si vous avez lu l’édifiant ouvrage de Charles Duhigg, “The Power of Habit” (et si vous ne l’avez pas lu, faites-le !) vous vous rendrez compte que nous apprenons par imitation, par répétition.
  • Si vous ne l’avez pas lu, pensez simplement aux milliers d’heures de cours que vous avez subies durant votre scolarité. Comment le simple fait d’user votre postérieur sur des chaises vous a – lentement mais sûrement – conditionné à écouter, à accepter pas mal de choses sans pour autant les juger, etc.

Attention : je ne fais pas le procès du système d’enseignement, il a le mérite d’exister et d’avoir propulsé des générations d’élèves vers une vie meilleure grâce à “l’ascenseur social“. En revanche, j’aimerais que vous considériez que nous nous construisons, un peu comme les stalagmites qui montent et les stalactites qui tombent, goutte après goutte après goutte…

Où voudrais-je en venir ?
Simple.

  • Vous faites tous les jours des choses mécaniquement (des réflexes et/ou des manies)
  • Vous pensez des tas de choses automatiquement (la plupart du temps – des préjugés)
  • Inconsciemment.

(même si votre inconscient n’est pas forcément d’accord, hein ?)

Tout comme nous ne pensons consciemment pas à respirer, à combattre les invasions virales, à aller au travail (vous êtes vous déjà retrouvé/e complètement perdu/e sur un trajet alors que vous alliez quelque part ?), eh bien nous sommes toutes et tous fait/es d’habitudes.
Et la plupart du temps, elles sont mauvaises.
Pourquoi ?

  • Tout simplement parce que nous ne les filtrons pas.
  • Nous ne les analysons pas, au moins de temps en temps.

Alors, comment en prendre conscience ?
Comment éventuellement les identifier et les combattre ?

Ultra simple : il faut et il suffit de vous créer consciemment de nouvelles habitudes.
Positives, cette fois.

  • Positives, parce qu’elles auront recueilli votre assentiment plein et entier.
  • Parce que vous aurez été d’accord avec elles, et les aurez implémentées dans votre vie de votre gré.

Et ainsi, naturellement, tout comme notre organisme élimine les toxines, votre cerveau entraîné en pleine conscience par vous-même évacuera les mauvaises habitudes devenues obsolètes.

Une solution à tester pour vous :

Pour vous créer de bonnes habitudes positives, à répéter tous les jours de façon rituelle et ainsi vous assurer une “croissance lente, solide et irrémédiablement positive“, il y a la méthode du comique nord-américain Jerry Seinfeld qui est détaillée ici sur l’excellent site Medium.
OK. Tout ça, c’est bien joli parce que c’est la théorie.
Mais… Comment faire, concrètement ?

Dans la pratique :

Eh bien voilà comment j’ai fait personnellement pour mieux travailler :
Premièrement, j’ai d’abord déterminé mes “unités utiles” de travail – voir la prochaine section ci-dessous (et au passage admirez la technique pour vous faire encore lire cette UTILettre kilométrique, wow !) – et suis arrivé à établir la liste suivante :

  • méditer
  • écrire (en général)
  • écrire (un bout d’article ou un peu d’un livre)
  • produire (de la vidéo ou de l’audio)
  • jouer

Cette liste est donc constituée des tâches, des routines positives que je m’impose chaque jour consciemment et dont je sais pertinemment qu’elles vont m’aider, comme les plus petites stalagmites, à atteindre des sommets avec patience.

Deuxièmement, j’ai déterminé les durées minimales par jour de ces mêmes routines positives. J’ai donc complété ma liste de la façon suivante :

  • méditer – 15 minutes / jour
  • écrire (en général) – 15 minutes / jour 
  • écrire (un bout d’article ou un peu d’un livre) – 10 minutes / jour
  • produire (de la vidéo ou de l’audio) – 20 minutes / jour
  • jouer – 5 minutes / jour

“Jouer” peut vous sembler particulièrement incongru dans ce contexte de travail.
Travailler, c’est sérieux. Donc on ne joue pas, non ?
Détrompez-vous ! Vous le savez bien : au bout de plusieurs heures d’effort mental intense, on ressent généralement une baisse de productivité, de motivation.
Bref : vous bossez mal.

Donc il faut laisser tomber, et appuyer sur le bouton “reset“. Et là, jouer est le meilleur moyen de décrasser son cerveau fatigué.
Pour moi, le bouton “réinitialisation” peut revêtir plusieurs formes :

  • la “discothérapie” : écouter du disco tout en me remuant (oui je sais, c’est vieillot, mais n’oubliez pas que j’approche de la cinquantaine, déjà !). Enfin vous avez sûrement un style de musique qui vous mobilise et vous énergise, non ?
  • la “classicothérapie” : cette fois j’écoute du Bach, du Mozart, et je me calme, détendu sur le lit (je ne dors pas, je précise)
  • les échecs (avec Chessmaster XI) : ce jeu, cet art, permet de tant focaliser son attention que tout le reste disparaît. Une forme (puissante) de méditation en quelque sorte. Essayez : même 5 minutes par jour suffisent !
  • avec Cristina, nous jouons régulièrement depuis des années à Civilization IV, un vieux jeu mais qui est absolument génial où il faut mener son peuple du mésolithique (en gros, oui je sais je vends encore notre série, argh !) à la navette spatiale, à travers le temps et les continents inexplorés. Très addictif et éminemment formateur : notre fils Marc est devenu fan !
  • pendant le confinement, nous avons repris quelques numéros de la série de jeux de rôles Might & Magic. Toute mon adolescence…

Bref, n’oubliez pas qu’il faut JOUER, même 5 minutes par jour !
Trouvez le ou les “jeux” qui vous permettent de décrasser votre matière grise.
Vous serez surpris/e de tout l’influx d’énergie que vous pomperez dans votre organisme 🙂

Reprenons : comme vous pouvez le constater, mes durées minimales quotidiennes sont absolument… ridicules.
Et en tout, j’ai donc un peu plus d’une heure par jour de routines positives.
65 minutes consacrées exclusivement à moi-même.
À m’améliorer constamment.
(et là, je ne vous compte pas nos deux séances hebdomadaires de gym ni de nos “marches créatives” quotidiennes avec Cristina !)

Donc, INÉVITABLEMENT, je vais donc faire ces minutes et… les dépasser allègrement la plupart du temps.
Parfois, je n’arriverai pas vraiment à écrire par exemple, mais je me contenterai de faire mes minutes minimales.
C’est tout. Sans me juger, sans être fâché contre moi.
Parce que je sais que d’autres jours, je pulvériserai mes temps minimaux.

Vous avez pigé le truc ?
Le plus beau, c’est qu’en faisant comme cela pour travailler, vous serez “condamné/e au succès“.
Pourquoi ?
Faites le calcul : au bout d’un mois, vous aurez écrit pendant des heures, produit pendant des heures, etc. avec des résultats tangibles qui vont vous réjouir.

Troisièmement, pour suivre tous ces “chronomètres” et ainsi TRANSFORMER ces habitudes positives en indicateurs S.M.A.R.T. (voir ci-dessous), vous pouvez tout simplement utiliser… votre smartphone.

  • soit votre application native “horloge” en créant des petits compteurs ou compte à rebours pour chacune de vos routines positives
  • soit en installant une petite application sympa, comme Meditation Helper Plus que j’avais initialement utilisée pour me “forcer” à méditer tous les jours, mais dont j’ai configuré plusieurs widgets pour les routines décrites plus haut. Ce qui est sympa dans ce cas, c’est qu’elle utilise une petite “chaîne” colorée selon la fameuse méthode de ce bon vieux Jerry.

Au final :

Vous allez constater que, au fur et à mesure de vos routines quotidiennes :

  • le fait de consacrer ce temps à vous-même va améliorer sensiblement votre bien-être général
  • la joie de dépasser tous les jours ces objectifs faciles va améliorer votre confiance en vous
  • des connexions inattendues vont s’opérer dans votre esprit entre les différents domaines de vos connaissances
  • BREF : votre productivité et votre “puissance créatrice” vont augmenter de façon complètement inattendue pour vous !

Et tout ça grâce aux routines positives choisies et ENTRETENUES TOUS LES JOURS par vous-même.

Voilà, j’espère que vous pourrez petit à petit libérer votre puissance créatrice, lentement et solidement !

Passons maintenant à un moyen de mesurer votre travail et de rester motivé/e…

3. Déterminer vos “unités utiles” pour travailler

Vous ne le savez peut-être pas, mais je suis un grand fan des outils simples pour concrétiser les projets, et notamment les indicateurs S.M.A.R.T.
Lorsqu’on travaille, il est simple (en principe), de pouvoir en appréhender le résultat concret (en anglais “OUTPUT“). Ce peut être un rapport, un produit, un service, un immeuble, un livre, un cours, un contenu pédagogique, etc.
C’est un truc en principe “palpable” ou à tous le moins dont la valeur est reconnue par celles et ceux à qui vous destinez ce travail.
Bon.
Maintenant, que se passe-t-il pendant que vous travaillez ? Comment apprécier ces quantités ?

Certes, on peut mesurer le temps que vous passez à travailler. C’est simple, c’est facile.
On peut aussi déterminer la qualité de votre travail : “bien”, “très bien”, “passable”, “immonde”, etc. Ça, c’est assez subjectif au final.

C’est pourquoi je vous conseille vivement de commencer à penser à des “unités utiles” pour apprécier et mesurer votre travail.
En plus – cerise sur le gâteau – cela peut même devenir un moteur de motivation supplémentaire pour vous !

Vous le savez, L’UTILettre s’adresse essentiellement aux auteurs et enseignants.
Il est donc clair que votre “activité”, votre “production” de base, c’est d’écrire.
Vous écrivez des cours, des livres, des présentations, etc. OK ?
Donc, l’unité utile et naturelle devrait être pour vous : le MOT.

Car il est très facile de savoir combien votre texte comporte de mots. Je ne comprends toujours pas pourquoi en France les auteurs comptent la longueur de leur manuscrit en “caractères”. Je ne trouve pas cela pertinent. Le mot est bien plus efficace, plus versatile : on peut ainsi comparer des langues entre elles.
Enfin bref, revenons à nos moutons… Il faut travailler !

Maintenant, vous avez peut-être l’opportunité de créer des vidéos ou des fichiers audio pour vos apprenants ou lecteurs, n’est-ce pas ?

Mais alors, dans le cas d’un fichier audio ou vidéo, quelle est “l’unité utile” à utiliser ?

J’y ai réfléchi, et suis arrivé à la conclusion que l’unité utile la plus naturelle à utiliser est la MINUTE.
Avec le temps, et plusieurs essais, j’ai établi 4 “sous-unités” utiles :

  1. audio brut” : les minutes enregistrées avant tout montage
  2. vidéo brut” : idem, pour les vidéos
  3. audio final” : les minutes de fichier audio après montage, le fichier étant prêt à être téléversé et écouté
  4. vidéo final” : les minutes de vidéo montées et prêtes à être téléversées et visionnées

Ensuite, j’ai créé deux tableaux les uns à côté des autres sur une feuille de Google Sheet (que j’ai appelée ma “LISTE D’ACTIONS” et je peux ainsi visionner différents résultats qui me motivent à écrire / produire (des fichiers “audio” ou “vidéo”) tous les jours :

  • graphique des mots écrits et minutes produites tous les mois (mon unité utile de temps)
  • cumul des mots écrits pour le mois en cours et moyenne jusqu’au jour du mois actuel
  • idem pour les minutes produites pour le mois en cours et “moyenne d’aujourd’hui”
  • autres graphiques présentant le détail mensuel des différentes “unités”.

Liste "Actions"
Ça a l’air compliqué ? Non.
En revanche, c’est extrêmement puissant pour “désémotionnaliser” le fait de travailler et le mesurer. En plus, je suis très “visuel” et si vous l’êtes aussi, les graphiques vous permettront de constater comme votre productivité va s’envoler !
Et il y a d’autres AVANTAGES :

  • Vous aurez naturellement envie de maintenir, voire de dépasser, le niveau atteint le mois précédent.
  • Si vous avez un coup de mou pendant quelques jours, vous pourrez les rattraper plus tard dans le mois.
  • Vous allez ainsi comprendre comment VOUS fonctionnez : nombre de mots et de minutes “produits”. Ces informations sont particulièrement précieuses !

 

Voilà, j’espère que tout cela vous sera utile.
Alors maintenant : AU TRAVAIL (dans la joie) !
Amicalement,
Olivier.
Crédit : Photo by Brooke Cagle on Unsplash